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5 astuces à adopter pour réussir au mieux votre collaboration avec des volontaires en ligne

Par Linda Kowatsch

30 avril 2018
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Que vous travailliez avec des volontaires en ligne pour la première ou la énième fois, il y a un point sur lequel tout le monde s’accorde : certaines choses fonctionnent et d’autres pas. Des réflexes simples et applicables à toutes les missions peuvent améliorer significativement les résultats d’un projet de volontariat en ligne. Voici les 5 meilleures astuces pour  faire de votre collaboration avec les volontaires en ligne un succès.

Évaluer systématiquement les candidats

Procéder à une évaluation peut sembler long et fastidieux surtout lorsque vous avez déjà examiné les CV et formulaires de candidatures. Cependant, un rapide test d’évaluation vous donnera une idée de la motivation et de la réactivité des candidats et de mesurer leur niveau de compréhension concernant la mission de volontariat.

Des consignes claires pour orienter les volontaires

Créez une note d’instruction à laquelle les volontaires pourront se référer tout au long de leur mission. Ce document doit intégrer le contexte présenté dans l’offre initiale ainsi que la description de la mission. Vous pouvez également y ajouter des détails quant au déroulement : le test d’évaluation vous aura peut-être permis d’identifier des points à éclaircir ? Enfin, indiquez toujours le planning et les délais.

Un bilan de mi-parcours pour s’assurer que les volontaires sont sur la bonne voie

Demander aux volontaires d’envoyer leur contribution à mi-parcours est essentiel, qu’ils travaillent sur un support public où vous pouvez suivre leur progrès ou bien de leur côté. Vous pouvez ainsi vous assurer que les volontaires ont compris la mission dans le sens voulu, voire leur donner des pistes d’évolution ou d’ajout qui amélioreront le rendu final. Encourager les volontaires en ligne à poser des questions à cette occasion leur fera se sentir mieux accompagnés dans leur mission, et permettra peut-être de soulever des problèmes qui seraient passés inaperçus autrement.

Encourager le travail d’équipe

Les volontaires s’accordent à reconnaître à quel point collaborer avec des citoyens du monde entier est agréable et enrichissant. Qu’ils travaillent sur des missions différentes ou ensemble sur le même projet, encouragez-les à échanger des informations par email, appels en ligne ou sur les réseaux sociaux. S’il s’agit d’un large groupe de travail, vous pouvez également nommer un responsable parmi les volontaires pour garantir la cohérence des résultats et une communication efficace.

Prêter attention à l’expérience et aux compétences des volontaires en ligne

Il arrive régulièrement que l’on coordonne des offres de volontariat dans des domaines dans lesquels nous ne sommes pas spécialisés. Les volontaires offrent non seulement leur temps, mais surtout leurs compétences, c’est pourquoi il est important de comprendre comment en tirer le meilleur parti. Le rendu final et les résultats de la collaboration ne peuvent que bénéficier de la capacité du responsable à accueillir des suggestions de la part des volontaires. Demandez leur avis concernant les missions, en gardant l’objectif en tête, et vous obtiendrez peut-être des résultats encore plus positifs que ceux initialement escomptés.

Pour toute aide ou conseil sur la mise en place de tests d’évaluation et la conception d’instructions, ou tout autre sujet lié au volontariat en ligne, merci de contacter info@onlinevolunteering.org.

Linda Kotschack est coordinatrice expérimentée de volontaires en ligne pour des projets portant sur la recherche, le graphisme, les réseaux sociaux et la traduction, particulièrement pour les régions Amérique Latine et Caraïbes.

Merci à Anne-Claire Parize et Anojaa Karunananthan, Volontaires en Ligne de l'ONU, pour l'aide apportée à cette traduction.